El desarrollo de sedes electrónicas en las que el ciudadano pueda tramitar desde casa los diferentes procedimientos administrativos y consultar el estado de sus solicitudes, los sistemas de notificación electrónica, de firma digital, las plataformas de pago, expedientes electrónicos internos o aportar ideas para los presupuestos participativos a través de la web municipal son algunos de los elementos que los municipios españoles están implantando para lograr una administración más eficaz, ágil y cercana. El calendario obliga: la ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y 40/2015 del Régimen Jurídico del Sector Público, que regulan la tramitación electrónica en los entes públicos, tanto en su relación con los ciudadanos como en la gestión interna y en los intercambios de información entre distintos organismos, será de obligado cumplimiento a partir del 2 de octubre de 2018. Así que lo hacen por norma, pero algunos, previsores, llevan ya muchos años mentalizándose y trabajando en implementar estas nuevas formas de gestión.

Para compartir la visión sobre el cambio que se está dando en los ayuntamientos españoles en cuestiones como la administración electrónica, la transparencia y el gobierno abierto, se celebró el desayuno de redacción sobre La digitalización de la Administración Local, organizado por Grupo Joly -editor de este diario- en colaboración con Telefónica. Este debate contó con representantes de dos municipios que, con sus particularidades y limitaciones presupuestarias, están impulsando esta transformación de forma ejemplar: la Palma de Condado y Chiclana de la Frontera. Así, intervinieron el jefe de Administraciones Locales del Territorio Sur de Telefónica, Juan José Muñoz; la responsable de Desarrollo de Servicios TI de Administraciones Locales Sur de Telefónica, María Jesús Riego; el delegado de Hacienda y Régimen Interior del Ayuntamiento de Chiclana, Joaquín Guerrero; el jefe del Servicio de Organización y Calidad del Consistorio del municipio gaditano, José Antonio Domínguez; el jefe del departamento de Nuevas Tecnologías del Ayuntamiento de la Palma del Condado, Francisco José Barroso; y el integrante del departamento de Informática de este mismo consistorio, Juan José Suárez. Estuvo moderado por el periodista Jesús Ollero.

La ley que regula la tramitación electrónica será obligatoria en octubre de 2018

En Chiclana se han aplicado y han desarrollado con recursos propios varias aplicaciones internas y otras tres herramientas de terceros, además de la ventanilla virtual, servidores virtualizados y una renovada página web. Con "casi todo informatizado", la gestión de expedientes y los microtrámites personales de los funcionarios -tienen ya unos 1.800 que pueden reutilizar- ya están digitalizados. Sólo en 2016 se gestionaron en este Ayuntamiento 90.000 documentos electrónicos.

En la Palma del Condado, más pequeño, no han dejado que el factor económico se imponga a "la mente inquieta" de sus gestores y a pesar de los pocos recursos trabajan desde hace tiempo con herramientas como la cita previa, la factura electrónica antes de que fuera obligatoria, un portal de transparencia que están llenando de contenido actualizado, se han descentralizado y virtualizado los puestos de trabajo para que los funcionarios puedan trabajar desde cualquier parte y dispositivo y se han sustituido los ordenadores convencionales por clientes ligeros, que tienen menor gasto energético y son más seguros.

En ambos casos, la continuidad de los gobiernos municipales ha facilitado que los proyectos sigan su curso con normalidad. Pero se han encontrado varios obstáculos: la reticencia de los ciudadanos a usar los trámites electrónicos, sobre todo por los hábitos adquiridos de las personas de más edad, y la de los propios funcionarios a trabajar con los nuevos sistemas. En el primer caso, Juan José Muñoz opinó que la implantación de la administración electrónica se hace "más fácil con las generaciones más jóvenes", que están más acostumbradas a estas tecnologías. Es por tanto cuestión de tiempo que estos servicios avanzados se asuman como normales por toda la población.

Para Joaquín Guerrero la adaptación "influye en todas la áreas del ayuntamiento y es imprescindible por una cuestión de eficacia", de hacer más con menos. Se trata también de "tener una visión de ciudad" y de apostar por la formación de los trabajadores municipales "para perder el miedo a entrar en el mundo digital. El mayor activo es el personal", opinó.

Los ayuntamientos se encuentran con la reticencia de ciudadanos y funcionarios

"Más importante que el desarrollo es que el personal crea en el sistema y en que estos proyectos aportan eficacia y ahorro en los costes de los trámites", añadió Barroso. Y María Jesús Riego expuso otra ventaja de la digitalización: "Tener acceso a la trazabilidad de los expedientes permite explotar los datos para gestionar mejor los recursos y sacar más partido a lo que funciona".

Como partner tecnológico que facilita productos y servicios adaptados, Telefónica entiende que "las necesidades y problemas de la Administración Local son diferentes a las de las empresas, con la particularidad añadida de que no prestan servicios a clientes, sino a ciudadanos", explicó Juan José Muñoz. "Aunque el pueblo crezca, se pueden dar mejores servicios con menos personal", consideró Domínguez.

Riego destacó que la escalabilidad del proyecto es su fortaleza mayor, dado que pueden usarse recursos ya conocidos de la gran administración y adaptarlos a la administración local, acomodándolos a las inversiones que quiere o puede hacer cada municipio.

Todos estos avances en la digitalización serían impensables sin una infraestructura de red capaz de gestionar el enorme volumen de datos que se genera. Telefónica ha intensificado en este 2017 el despliegue de su red de fibra hasta el hogar -FTTH- en Andalucía, centrándose en los municipios más pequeños, al tiempo que continúa el despliegue en las grandes poblaciones. Hasta 2018, la teleco invertirá 658 millones de euros en la comunidad para implantar la fibra óptica y el 4G. Barroso explicó que en la Palma la fibra les permite, por ejemplo, ofrecer servicios de videostreaming para emitir los plenos y de radiostreaming para la emisora municipal. Así, consideró "impensable trabajar con ADSL de 10 Mb como hacen otros municipios". "Sin la fibra no hay administración electrónica. Las posibilidades son infinitas, desde controlar los servidores a las cámaras de tráfico", añadió Domínguez.

La infraestructura de fibra permite gestionar el gran volumen de datos que se genera

Los dos ayuntamientos participantes siguen dosificando los recursos para llegar en plazo con el trabajo hecho, si bien reconocen que hay elementos complejos, como el desarrollo del gobierno abierto y del open data o la interoperabilidad de los sistemas. Suárez propuso una "inteligencia colectiva" que abarque a todos los municipios de España, o al menos de Andalucía, para "compartir las mejores prácticas más allá de partidos políticos".

Para él, la clave está en la optimización de los recursos de todas las áreas municipales. Todos coincidieron en que sería bueno homogeneizar las plataformas y los requisitos informáticos y de identificación -certificado electrónico, sistema cl@ve, PIN, etc.- a nivel autonómico y nacional para así unificar y simplificar el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, con independencia del dispositivo o sistema operativo que usen.

Como gestor público, Guerrero apuntó que el éxito del proceso de digitalización depende de la colaboración y la confianza entre el equipo técnico y el político "porque este tipo de inversiones redundan siempre en una mayor organización, calidad, eficacia, optimización de recursos, buena imagen de la Administración y en beneficios para el ciudadano".